Microsoft Office Template Wizard voor het waarborgen van de Corporate Identity (CI)
In de Corporate Identity (CI) van uw bedrijf moet tot uiting komen wie het bedrijf is, waar het voor staat en welke ambities het heeft. Het moet de dynamiek, energie, creativiteit, innovatie en de constante drive tot verbetering van de producten, services en processen uitstralen. Het is dan ook de bedoeling dat de Corporate Identity in de diverse communicatie media en -materialen als standaard gehanteerd wordt.
Ook in de nieuwe te creëeren Microsoft Word documenten en Microsoft Powerpoint presentaties is het wenselijk om de Corporate Identity richtlijnen toe te passen. Om dit voor de uw medewerker eenvoudiger te maken, is er door Milèstre een zogenaamde Office Template Wizard ontwikkeld in de vorm van een aantal macro's. De Corporate Identity wordt vastgelegd in een set van Microsoft Word sjablonen en Microsoft PowerPoint presentaties en de macro's van de Office Template Wizard zorgen ervoor dat de juiste informatie op de juiste plaats in de sjabloon of presentatie wordt ingevuld.
In eerste instantie zorgt deze Office Template Wizard ervoor dat de medewerker een aantal persoon- en afdeling afhankelijke parameters kan definieren in een zogenaamd gebruikers profiel. Na definitie van één of meerdere profielen (voor elke rol in de organisatie kan er een profiel gedefinieerd worden) kan men op basis van een selectie van een profiel en een Word sjabloon of PowerPoint presentatie de gegevens uit het profiel automatisch op de juiste plaats in het Word document of PowerPoint presentatie laten invullen.
Het gebruik van de Office Template Wizard
De wizard is op dit moment te gebruiken in Microsoft Word of Microsoft PowerPoint van Office 2003 of Office 2007. Wanneer Microsoft Word of Microsoft PowerPoint opgestart is, verschijnt er in de toolbar een nieuw Office Template Wizard (OTW) icon (zie figuur).
De eerste keer dat men de OTW opstart, zal men moeten starten met de definitie van één of meerdere gebruikers profielen. De gebruiker krijgt een invul scherm gepresenteerd waarin alle relevante informatie voor de OTW ingevuld kan worden (zie figuur). Het zijn deze gegevens die naderhand in de Word sjabloon of PowerPoint presentatie ingevuld zullen worden, nadat men de OTW succesvol heeft afgesloten.
Nadat men een gebruikersprofiel gedefinieerd en geselecteerd heeft, kan de gewenste Word sjablonen of PowerPoint presentaties geselecteerd worden. Afhankelijk van de applicatie, Microsoft Word of – PowerPoint, waarin men werkt, worden hier Microsoft Word sjablonen respectievelijk Microsoft PowerPoint presentaties getoond (zie figuur).
Na de keuze van een sjabloon heeft men nog de mogelijkheid om de instellingen zoals deze gedefinieerd zijn in het gebruikersprofiel voor dit nieuw te creëeren document tijdelijk te wijzigen.
Nadat ook eventuele instellingen zijn gewijzigd kan men de wizard afsluiten en wordt het Word document of PowerPoint presentatie automatisch gegenereerd met op de volgens de Corporate Identity (CI) gewenste plaats de instellingen (of wijzigingen hierop) uit het geseleceteerde gebruikersprofiel.
Ook kan men aangeven in welke taal de Word documenten of PowerPoint presentatie opgemaakt dienen te worden.
Afhankelijk van bijvoorbeeld de rol die een medewerker vervult, kan hij een gewenste taal kiezen. In onderstaande figuur is dezelde Word template gekozen als hierboven maar nu opgemaakt in de nederlandse taal.
Er kan gekozen worden uit Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees, Japans of het Chinees zodat ook op internationaal niveau de Corporate Identity gewaarborgd blijft.
De taal waarin de Office Template Wizard gepresenteerd wordt hangt af van de taal van het Microsoft Windows operating systeem: indien het een nederlandstalig operating systeem betreft, dan zal de wizard zich presenteren in de nederlandse taal. Is het echter bijvoorbeeld een duits- of franstalig operating systeem, dan zal de wizard zich presenteren in de duitse dan wel franse taal.