Procesoptimalisatie bij GB Products

Projectomschrijving
Bij GB Products, leverancier van op maat gemaakte binnenzonwering, worden door dealers of projectinrichters orders geplaatst. Na acceptatie van de order door GB Products wordt de order digitaal verwerkt, ingepland en geproduceerd. Na de orderacceptatie wil de afnemer voortdurend op de hoogte zijn van zijn orderstatus. Vroeger werd de Verkoop Binnendienst van GB Products dan ook regelmatig gebeld met vragen over levertijd en leverdatum. Om het aantal telefoongesprekken te laten afnemen heeft GB Products enkele jaren geleden besloten om de orderstatus via het internet opvraagbaar te maken. Dealers en projectinrichters krijgen via een autorisatieprocedure toegang tot het zogenaamde GB dealernet. Op basis van de logingegevens worden de orders van de desbetreffende afnemer in een lijst gepresenteerd. Van elke order kan de status en detailinformatie opgevraagd worden. Sinds een half jaar beschikken de dealers en projectinrichters tevens over de mogelijkheid om de orders zelf via het GB dealernet in te voeren. Na een gestructureerde invoer wordt de order doorgestuurd naar GB Products en automatisch ingevoerd in het BackOffice systeem.
Oude situatie
GB Products verwerkt alle gegevens over openstaande en historische orders in een orderverwerkingssysteem (ISP). Dealers en projectinrichters kunnen telefonisch gegevens van specifieke orders opvragen. Deze gegevens worden in ISP opgezocht en telefonisch doorgegeven aan de dealer of projectinrichter.
Nieuwe situatie
GB Products blijft alle gegevens in relatie tot openstaande en historische orders in een orderverwerkingssysteem (ISP) verwerken. Echter de dealer of projectinrichter kan nu online de gegevens van specifieke orders via het GB dealernet opvragen. Deze ordergegevens in het GB dealernet worden tweemaal daags geupdated, zodat de dealer of projectinrichter nagenoeg altijd over de laatste stand van de orderinformatie kan beschikken.

Technologie

Voor- en nadelen
Voordelen GB Products Het GB dealernet neemt een aantal werkzaamheden uit handen van GB Products medewerkers. Klanttevredenheid neemt toe omdat de dealer of projectinrichter direct via het internet de gewenste informatie kan ophalen. Deze werkwijze versterkt het professionele imago van GB Products. Nadelen GB Products Er is meer IT-kennis nodig om een dergelijke situatie te beheren. Er zijn aanpassingen nodig om deze IT-oplossing en infrastructuur te realiseren. De interne processen moeten optimaal ingericht zijn, opdat de afgegeven levertijden inderdaad ook haalbaar zijn. Dit vergt een organisatorische inspanning. Voordelen dealer of projectinrichter Dealers of projectinrichters hebben te allen tijde up-to-date informatie omtrent hun orders. Daardoor hebben zij meer sturing op hun eigen planning. Informatie kan zonder tussenkomst van een GB Products medewerker opgevraagd worden. Nadelen dealer of projectinrichter Dealers of projectinrichters moeten tijd investeren in het opbouwen van voldoende IT-kennis. Dealers of projectinrichters moeten investeren in apparatuur en infrastructuur.
Opbrangsten
Opbrengsten GB Products De bezetting van de Verkoop Binnendienst kan door deze oplossing met een 0.5 FTE verminderd worden. Scoringspercentage voor nieuwe orders stijgt ten gevolge van verhoogde klanttevredenheid door snellere en verbeterde services. Opbrengsten dealer of projectinrichter De leverbetrouwbaarheid van de dealer of projectinrichter naar zijn klanten neemt toe. Dit kan tot gevolg hebben dat zijn scoringspercentage voor nieuwe orders toeneemt.